Мы верим, что все циклично, и это период тоже завершится, с таких слов я начала прямой эфир с Натальей Переверзовой на эту тему. Получили много откликов, поэтому решили зафиналить тезисы, которые удалось обсудить на эфире.

Чем же стоит заняться руководителю клиники в период частичной, а для кого-то и полной остановки приема пациентов?

Первое (главное) — психологическое состояние руководителя.

Говорили о том, что каждый из нас находится на одной из 5 стадий принятия шокирующих новостей, и что, с этим важно справиться, как можно скорее и приступить к действиям.

Наши рекомендации — польза для клиники и действия, действия и еще раз действия. Будет полезно для тех, кто настроен оптимистично или хотя бы реалистично и планирует открыть двери клиник для пациентов, возможно, через пару недель, через месяц, а может и через 3-4.

Некоторые наши клиенты, относятся к этому этапу, как к стартапу, в какой-то мере, так и есть. Клиника еще не открыта, и произойдет это через 2, а может через 4 месяца, неизвестно… Да, есть отличия, у некоторых уже есть обязательства и финансовая нагрузка — это минус, и да — база пациентов, опыт, которого не было на этапа стартапа — определенно, плюс.

Поэтому рассматриваем это время, как возможность улучшить качество услуг и оптимизировать процессы, которые поедали время и деньги.Проработав эти вопросы — подойдете к перезапуску клиники с другими затратами времени и средств.

Оптимизация системы менеджмента.

• Бизнес-процессы. Настроить эффективнее

• Оргструктура. Перераспределить или упразднить функции некоторых должностей.

• Финансовый учет. Пересмотреть статьи затрат.

• Система контроля и введение KPI. Разработать систему материальной мотивации от результата.

Качество планирования и умение управлять персоналом увеличивает КПД в 2, а иногда и в 3 раза. В нашей практике масса примеров, когда видим, до оптимизации — с работой справляются "еле-еле" 8 администраторов, после систематизации и внедрения KPI — справляются 5 и с другими результатами.

Управленец, владеющий навыками планирования, делегирования, контроля, проектного управления минимум в 3 раза эффективнее с точки зрения времени и результата, чем тот, который работает “по старинке”... Поэтому “апгрейд” управленческих навыков — еще один, и пожалуй, самый важный элемент в оптимизации системы менеджмента.

Must have для руководителя:

Финансовая модель клиники. Это то, что должно у вас быть, если планируете заниматься бизнесом. Если фин. модель есть — есть ответы, сколько бизнес приносит прибыли, и за счет чего это происходит.

Цифровые инструменты планирования, постановки задач, контроля(CRM и другие ресурсы для командной работы — трелло, мегаплан, битрикс. Или любой облачный ресурс, например, Google Drive). С ними будете обладателем собственной цифровой отчетности в режиме онлайн. В первую очередь это касается управленческой команды. Сегодняшние реалии прекрасно позволяют протестировать возможность удаленного менеджмента.

Проектное управление на уровне руководителей подразделений. Чем быстрее это сделаете, тем быстрее увидите реальную отдачу от ваших старших администраторов, старших медсестер и других руководителей. Это поможет уйти от нескончаемых задач со статусом “в процессе” и в разы повысить их ответственность за результат. Здесь помощником будет планировщик с опцией диаграммы Ганта (road map). Когда планируем задачи на 1-2 недели — этот инструмент отлично подходит и вы успеете его протестировать.

Создание или обновление корпоративной базы знаний или стандартов работы. Самое время оцифровать правила и подготовить отличный инструмент для внутреннего обучения сотрудников.

В следующей части (уже завтра) мы поговорим о работе с базой пациентов, работе над качеством сервиса и качеством лечения, работу с персоналом.

Автор: Мария Камнева, бизнес-психолог, консультант по развитию организаций.