Стандарт команды на этапе завершения приема

Однажды, управляющий клиники, назовем ее «Клиника», пожаловался на то, что пациенты, как будто утекают сквозь пальцы: маркетологи работают, привлекают пациентов, администраторы консультируют и записывают на прием, врачи проводят консультацию и начинают лечение, и …. все, после второго визита в Клинику, пациент не возвращается.
⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀⠀
С чем это может быть связано?

Ведь пациенты оставляют только положительные отзывы после приема!

Получается, что на первый взгляд, конверсия высокая, а по факту пациент перестает ходить на лечение уже после второго визита.До смежных специалистов пациенты не доходят, а после направления на диагностику - не возвращаются

Управляющий негодовал, что это администраторы не обзванивают пациентов, не работают с базой!

Приглашают ли они пациентов на лечение?

На очередном собрании администраторы признались, что обзвоны - это самая нелюбимая часть их работы Им не нравилось звонить пациентам, потому что они чаще всего слышали в ответ: «А зачем приходить? Доктор мне не говорил». Или такое: «Девушка, ну зачем вы мне звоните? Я уже лечусь в другом месте!»

Пациенты воспринимали звонки чаще всего негативно.
«Мы как будто работаем с «холодными» звонками, уговариваем пациентов» - говорили администраторы.

Почему же так происходило в «Клинике»?

Одна из причин - это отсутствие контроля дальнейшей записи пациента после приема.

При работе с пациентом есть несколько точек, где важно передавать информацию о пациенте внутри команды. Одна из таких ключевых точек - это завершение приема пациента.

Идеальный вариант, когда врач в кабинете договаривается с пациентом о следующем шаге, например:
запись на лечение на конкретную дату,
запись на профосмотр через 3 или 6 месяцев, запись к смежному специалисту, запись на дополнительную диагностику.

Далее врач провожает пациента к стойке администратора и передает договоренности с пациентом, чтобы администратор зафиксировал их в программе или проконтролировал, что в программу эту информацию уже внес врач.

А врачи «Клиники» чаще всего не проговаривали с пациентами дальнейшие шаги, а если и говорили об этом, то без конкретных дат или времени. Более того, они не говорили, что с пациентом в дальнейшем будет связываться администратор, чтобы записать на прием...

Администратор, в свою очередь, не проверял договоренности с пациентом, и после приема пациент уходил из клиники в никуда. В конце месяца управляющий составлял списки пациентов, которые «потерялись», и администраторы начинали ненавистные обзвоны, которые чаще всего не были эффективными. После выяснения всех обстоятельств, была предложена схема совместной работы - врача и администратора на этапе завершения приема.

Что было сделано:
1. Были прописаны действия администратора и врача, то есть создан стандарт.
2. Сотрудники были обучены действиям по стандарту. Мы провели несколько мини-тренингов с командой на эту тему, получилось и позитивно, и коммуникации между сотрудниками улучшились.
3. Был внедрен документ - форма обратной связи, где сотрудники фиксировали причины, которые им мешали действовать по-новому или вопросы, которые у них возникали.
4. Был настроен процесс регулярного контроля выполнения стандарта со стороны управляющего, что позволило следить за процессом и помогать сотрудникам закреплять навык.

По истечении 3-х месяцев, цели были достигнуты - пациенты перестали теряться и загрузка врачей увеличилась. Мы получили долгожданную положительную динамику, а администраторам стало легко обзванивать пациентов и договариваться о визите в «Клинику».

Друзья, слаженная работа команды в точке передачи пациента от врача к администратору и контроль дальнейшей записи пациента - это важнейший навык, который позволяет построить длительные и надежные отношения с пациентами.

Управляйте ходом лечения, контролируйте запись и в вашей клинике всегда будут пациенты!

Автор статьи: Наталья Переверзова - консультант, наставник по адаптации руководителей клиник