Как ставить задачи сотруднику?

Случалось ли в вашей практике, что вы поставили задачу сотруднику, а он ее не выполнил? Бывало? Штош, это частая история, которая случается с руководителем. И конечно сразу хочется что-то сделать с сотрудником, потому что когда начинаешь выяснять причины неудачи, они бывают просто нелепыми.

Что делать?

У меня есть чек-лист постановки задачи для руководителя - пользуйтесь на здоровье!

1. Описать конечный результат - что именно вы хотите получить в результате выполнения задачи. Это не всегда получается у руководителя. Часто мы формулируем задачу как процесс, а не как результат. Например: надо будет сделать отчет по расходным материалам…. А надо так: хочу получить в электронном виде отчет о расходе материалов со склада клиники за прошлый месяц.
2. Описать действие: для этого сформируй отчет в программе, выгрузи его, проверь и отправь мне на почту
3. Объяснить для чего нужны результаты: с помощью таких отчетов мы сможем понять сколько материалов мы расходуем каждый месяц и своевременно заказывать нужные. Когда руководитель объясняет зачем нужно выполнить задачу у сотрудника появляется больше мотивации для ее выполнения
4. Определите ресурсы. Это важно, так как если у сотрудника нет времени или сил или есть технические препятствия для выполнения задачи - она не будет выполнена. И здесь важно не просто спросить: " У тебя есть ресурсы?", а перечислить ресурсы, которые будут нужны и свериться, что они есть.
5. Определить срок исполнения - это ключевой момент. Если вы не сверились по срокам, будет просто чудом, если сотрудник угадает срок, который есть в вашей голове. Чаще не угадывают))
6. Убедиться в понимании. Я рекомендую не просто спрашивать: "Тебе понятно?", а говорить фразу: "Понимаю, что с такой задачей ты сталкиваешься впервые, поэтому повтори пожалуйста своими словами, что будешь делать, чтобы мы сверились, что правильно поняли друг друга".
7. Рассказать о способе контроля. Это важно, чтобы для сотрудника не было сюрпризом, что вы будете проверять, например - посмотрите отчет или прослушаете аудио или проверите, есть ли информация на почте.

Попробуйте! Рекомендую записать на диктофон, как вы ставите задачи сотрудникам, прослушать диалог и оценить по этому чек-листу, насколько вам удается соблюдать технологию.

Наталья Переверзова - консультант по стандартизации службы медицинского сервиса. Сертифицированный тренер Be Winner