Как организовать собрание сотрудников?

Часто я слышу от руководителей клиник, что организовать собрание - очень сложно. Это касается и конференций врачей и собраний сотрудников подразделений, а уж про общие собрания коллектива и говорить нечего!⠀

А еще часто руководители говорят, что собраться всем - это полбеды. Плохо то, что часто собрания превращаются в базар, и толком ничего обсудить не удается.⠀

Ответьте себе на вопрос: зачем вы проводите собрания?

Если вы хотите просто передать информацию — составьте информационное письмо и не мучайте народ)))⠀

Собрания нужны для:

— обсуждения результатов по текущей работе
— координации действий сотрудников, если внедряется новый регламент и получения обратной связи
— внесения изменений в правила, если они не работают
— мотивации сотрудников и усиления командного духа⠀

Для того чтобы собрание прошло эффективно есть несколько лайфхаков:

1. Проводите собрания регулярно. Особенно это касается собраний с сотрудниками подразделений, например, с врачами или администраторами.

2. Выделите для собрания удобное время — если оно проходит в рабочие часы, важно, чтобы участники не отвлекались на телефонные звонки или работу с пациентами. Если возможно, лучше сделать это время нерабочим в расписании.

3. Проводите собрание в онлайн формате — это удобно и существенно повышает явку. И кстати, онлайн формат не позволяет участникам разговаривать друг с другом или одновременно, что исключает «базар».

4. Формируйте повестку к собранию заранее с вопросами для обсуждения и примерным таймингом. Например, обсудить вопрос № 1 — 10 минут, № 2 — 15 минут. Это позволит вам контролировать встречу и понять, на какие вопросы в следующий раз выделить больше времени или куда оно уходит.

5. Оставьте время для обсуждения вопросов от участников, но обозначьте правила: вопросы задают во время обсуждения или после, пишут в чате или задают устно.

6. Если хотите обсудить какую-то проблему или ситуацию, которая вызвала проблему — обсуждайте факты. Не говорите «бывает, что вы делаете так, а это неправильно».
Не называйте фамилии виновников, а обсуждайте конкретную ситуацию. Никогда публично не ругайте сотрудника.

7. Не скупитесь на похвалы, отмечайте даже маленькие успехи и благодарите за обратную связь.

Чтобы сотрудники приходили на собрания, важно, чтобы они сами понимали, зачем они тратят на это время. Когда сотрудник знает, что его мнение важно, его точно услышат и и учтут — он будет ходить на собрания с удовольствием!

Автор: Наталья Переверзова - бизнес-тренер, психолог, консультант по стандартизации службы сервиса в клиниках.