Топ-10 инструментов для онлайн-управления клиникой

«Я давно хотел уйти от ручного управления к нормальному менеджменту, и вот «карантин помог», с таких слов началась консультация с руководителем клиники…

Хаос Vs Система

Я давно являюсь фанатом системного менеджмента, поэтому и занимаюсь оптимизации процессов. Сегодня делюсь чек-листом, с которым будет легче внедрить инструменты эффективного менеджмента, а значит позволят:

1. Повысить КПД сотрудников в единицу времени только на начальном этапе в 2-3 раза, далее применяя эти инструменты в 5-6 раз.
2. Повысить личную эффективность за счет тайм-менеджмента, правильных инструментов планирования и контроля.
3. Научиться управлять бизнесом удаленно без потери контроля.
4. Увидеть по-настоящему результативных сотрудников и тех, кто таким только казался.
5. Увидеть насколько вы эффективны как управленец, то есть, какие результаты вы, именно вы, можете принести бизнесу.

Кому достаточно мотивов?

ТОП-10 рекомендованных инструментов для онлайн-управления

1. Личный ежедневник. Разумеется электронный, чтобы всегда был с вами и могли оперативно вносить информацию. Все, что не внесли сразу, записали на бумажке с надеждой, что перенесите — это потеря времени и информации.
2. План работы для управленческой команды. Это дорожная карта Road Map (Диаграмма Ганта). Это другой инструмент планирования — помогает фиксировать задачи по срокам выполнения и ответственным лицам. Без него тратите кучу времени, чтобы понять, на каком этапе данная задача и когда должна быть решена. Одним словом, будете вязнуть в процессе.
3. Расписание сотрудников. Да, должно быть абсолютно для всех с информацией: со сколько до скольки сотрудник находится на связи, какие мероприятия, включая планерки, обучение предстоят на текущей неделе. Все, что не внесено в календарь/расписание — не существует!
4. Правило подготовки к планеркам. Введите правило, чтобы каждый сотрудник перед планеркой ознакомился с повесткой собрания и был готов задать вопросы, и второе — приходил с отчетом о проделанной работе за предыдущий период (например, за предыдущую неделю, полнедели). Разумеется, вы сами должны быть примером в этой истории. Если сами не знакомы с темой планерки и с ее вопросами, не ждите этого от сотрудников.
5. Дисциплина и пунктуальность. Вот уж, что вызывает самые большие трудности, как показывает практика, так это они. Но без них трудно стать эффективным. Конечно, в этих вопросах тон задает руководитель, поэтому измениться в первую очередь придётся вам. Приходите на планерки вовремя — сотрудники подтянуться за вами, опаздываете, забываете, отменяете в последний момент — показываете невинность происходящего, даете ориентир делать также. Привыкли во время планерок болтать обо всем важном одновременно — не решите всех вопросов ради которых собрались. Любите затягивать планерки, не следите за временем — демонстрируете сотрудникам понять, что у вас НЕ принято делать все вовремя, и тогда не стоит от них ожидать другого ответа, кроме как «я не успел».
6. Ключевые показатели эффективности клиники. Создайте и ведите по ним статистику. У вас, как управленца и у каждого сотрудника должны быть критерии эффективности и отчётность по их динамике. Если не считаете — не управляете, а играете вслепую, принимая решение по мере поступления сюрпризов.
7. Оцифровка работы персонала. Оцифруйте свою деятельность и деятельность каждого сотрудника. Прямо возьмите и опишите, гарантирую много удивлений. Например таких — почему, я столько платил за такой объем работы (взгрустнут одни), о, теперь я буду платить меньше за такой объем работы (возрадуются другие). Описание деятельности сотрудников решает 3 ключевые управленческие задачи. Первая — определение KPI должности. Вторая — экономия времени на обучение сотрудников и быстрая адаптация новичков. Третья — возможность перераспределения, объединения, делегирования функций, в том числе своих собственных.
8. Виртуальный офис. Создайте и внедрите онлайн информационную базу для своей команды — это место, где будут храниться все регламенты (правила), отчетность и планы работы. Таким образом будете знать, что все актуальные данные хранятся только в одном месте. Не могут быть не присланы, потеряны, перепутаны, оставлены на рабочем столе, где-то на ПК у бухгалтера или администратора. Виртуальный офис решит подобные проблемы.
9. Форма обратной связи. Выделяю ее отдельно, хотя, в моем случае она является неотъемлемым приложением к плану работы команды и находится виртуальном офисе. Это инструмент грамотных коммуникаций, т.е. по существу. Замечали ли вы, сколько времени тратят сотрудники на выяснение, что именно нужно сделать (проясняют таким образом задачу). Причем спрашивают это не у вас, а собирают информацию у других людей, которые, не посвящены в детали. Или бывает, что согласовывают макет, документ несколько дней, проводя в походах, звонках и переписках по незначительному вопросу. Попробуйте ввести такую форму коммуникаций хотя бы с управленческой командой и вы обсудите и согласуете задачи в 10-ки раз быстрее (проверено на практике). И самое крутое, что позволяет увидеть вам повторяющиеся ситуации — же «узкие» места в системе.
10. Запрет на звонки руководителю. -да-да! Запретите звонить и писать вам за исключением тех случаев, когда ситуация не терпит до следующей планерки. Приучите сотрудников фиксировать все вопросы, трудности в форму обратной связи, которые обязательно разберете на ближайшей планерке. Это дается сложно тем руководителям, которые сами любят поболтать и подергать сотрудников, каждый раз, когда приходит в голову гениальная идея или вопрос. И сложно дается тем, кто пока не очень эффективен в планировании собственного времени и системного менеджмента.

Желаю качественного апгрейда! Вы всегда можете рассчитывать на нашу помощь: с удовольствием ответим на вопросы — запишем видео, проведем прямой эфир, разберем вашу ситуацию и проведем персональную консультацию по эффективности вашего медицинского бизнеса.

Автор: Камнева Мария, генеральный директор BE WINNER, организационный консультант.