Переход на электронные трудовые книжки

В декабре 2019 года Президент РФ Владимир Путин подписал закон, предусматривающий для работников возможность перехода на электронные трудовые книжки. Это значит, что всем нам хорошо знакомая (для некоторых - еще с советских времен) трудовая книжка уходит в историю.

Итак, самое важное:

• этот переход будет постепенным, а само формирование электронных трудовых книжек россиян начнется с 2020 года;
  
• переход к новому формату сведений о трудовой деятельности будет добровольным и будет осуществляться только с согласия человека;
  
  

- для работников, которые впервые устроятся на работу с 2021 года, бумажная трудовая книжка оформляться уже не будет - все сведения о периодах их работы изначально будут фиксироваться только в электронном виде.

Что руководителю клиники делать с этой информацией?

Эксперт по трудовому праву, Екатерина Колесникова, составила комплекс мероприятий, изучайте и внедряйте цифровые технологии в кадровый документооборот!

1. Внесите изменения в локальные нормативные акты (при необходимости) или примите новые(чаще всего, работа с трудовыми книжками регулируется соответствующим разделом «Правил внутреннего трудового распорядка», «Инструкции по кадровому делопроизводству», «Положения об отделе персонала» и др.)
2. Подготовьте и обсудите с уполномоченными представителям работников изменения (при необходимости) в соглашения и коллективные договоры в порядке, установленном ТК РФ.
3. Обеспечьте техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности для хранения в информационных ресурсах ПФР.
4. До 30 июня 2020 года включительно проинформируйте каждого работника в письменной форме:

- об изменениях в трудовом законодательстве относительно перехода на электронные трудовые книжки;
- о праве работника до 31 декабря 2020 г. сделать выбор путем подачи письменного заявления работодателю о сохранении бумажной трудовой книжки либо о ведении трудовой книжки в электронном виде. Образец уведомления доступен по ссылке.

5. С 1 января 2020 года ежемесячно не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором произошло кадровое мероприятие (прием, перевод, увольнение), либо работником подано заявление о выборе ведения сведений о трудовой деятельности, представляйте в Пенсионный фонд России сведения о трудовой деятельности, на основе которых будут формироваться электронные трудовые книжки россиян (при представлении указанных сведений впервые в отношении зарегистрированного лица работодатель одновременно представляет сведения о его трудовой деятельности по состоянию на 1 января 2020 года у данного работодателя).

Обратите внимание!

С 1 января 2021 года сведения о трудовой деятельности работника должны будут представляться работодателем в Пенсионный фонд не позднее рабочего дня, следующего за днем издания документа, являющегося основанием для приема на работу, перевода или увольнения.

Форма и порядок передачи этих сведений будет установлены в рамках существующего формата взаимодействия работодателей с территориальными органами Пенсионного фонда РФ.

Обратите внимание!

При сохранении бумажной трудовой книжки работодатель наряду с электронной книжкой продолжит вносить сведения о трудовой деятельности также в бумажную версию.

Для работников, которые по каким-либо причинам не подадут заявление до конца 2020 года, работодатель продолжит вести обычную трудовую книжку, при этом за ними сохраняется право в последующем подать работодателю письменное заявление о ведении трудовой книжки в электронном виде.

Действия работодателя при предоставлении сотрудником заявления о ведении электронной трудовой книжки:

1. Трудовая книжка выдается на руки работнику, работодатель освобождается от ответственности за ее ведение и хранение;
2. При выдаче трудовой книжки в нее вносится соответствующая запись («Трудовая книжка выдана на руки, дата, подпись уполномоченного лица, печать»);
3. Информация о подаче заявления на ведение электронной трудовой передается в Пенсионный фонд не позднее 15-го числа месяца, следующего за месяцем, в котором подано заявление;
4. Работникам, на которых не ведется трудовая книжка на бумаге, работодатель будет обязан предоставить сведения о трудовой деятельности за период работы у данного работодателя способом, указанным в заявлении работника (на бумажном носителе или в электронном виде, подписанные усиленной квалифицированной электронной подписью (при ее наличии у работодателя):

- в период работы не позднее 3-х рабочих дней со дня подачи этого заявления;

• при увольнении в день прекращения трудового договора.

Такое заявление работник может подать на бумаге или в электронном виде, направив его по адресу электронной почты работодателя в порядке, установленном работодателем.

В случае если в день прекращения трудового договора работнику невозможно выдать сведения о трудовой деятельности у данного работодателя в связи с отсутствием работника либо его отказом от их получения, работодатель будет обязан направить работнику такие сведения на бумажном носителе по почте заказным письмом с уведомлением.

Как и в случае с бумажными трудовыми книжками, Работодатель будет нести ответственность:

- за задержку предоставления сведений о трудовой деятельности при увольнении работника;

• за внесение в сведения о трудовой деятельности неправильной или не соответствующей законодательству формулировки причины увольнения работника;
  
• за непредставление в установленный срок либо представление неполных и (или) недостоверных сведений о трудовой деятельности в территориальный орган Пенсионного фонда РФ.
  
  

Материал подготовила Екатерина Колесникова, эксперт по трудовому праву BE WINNER.